Polska wchodzi w finalny etap obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Choć Krajowy System e-Faktur (KSeF) został oficjalnie uruchomiony 1 stycznia 2025 r., dotychczas firmy mogły korzystać z niego dobrowolnie lub w trybie przejściowym.
Od lutego 2026 r. e-fakturowanie przestaje być opcjonalne lub przejściowe – staje się jedynym akceptowanym sposobem wystawiania i odbierania faktur w Polsce.
Dla firm działających w Polsce – szczególnie w logistyce i łańcuchach dostaw – ta zmiana ma realne znaczenie operacyjne.
Co zmienia się od lutego 2026 r.?
Od lutego 2026 r.:
- Wszystkie faktury muszą być wystawiane i odbierane za pośrednictwem KSeF
- Faktury papierowe, pliki PDF wysyłane e-mailem oraz inne równoległe metody nie będą już dozwolone
- Faktury muszą mieć ustalony, ustrukturyzowany format elektroniczny
- Oficjalną datą faktury jest moment jej rejestracji w systemie
- Wszystkie faktury są przechowywane centralnie, co zwiększa przejrzystość i kontrolę audytową
- Ręczne obejścia i rozwiązania hybrydowe nie będą już dopuszczalne
Krótko mówiąc: e-fakturowanie staje się elementem codziennych operacji, a nie tylko kwestią zgodności z przepisami.
Dlaczego ma to znaczenie dla branży logistycznej?
Dla firm logistycznych, nadawców i dystrybutorów fakturowanie jest ściśle powiązane z codziennymi operacjami. Ta zmiana ma realny, praktyczny wpływ na działalność:
- duże wolumeny faktur w transporcie, magazynowaniu i usługach o wartości dodanej,
- niskie marże, gdzie nawet niewielkie opóźnienia wpływają na płynność finansową,
- złożone sieci partnerów, często z udziałem międzynarodowych klientów i dostawców.
Jeśli procesy fakturowania nie są w pełni dostosowane do KSeF, firmy narażają się na:
- opóźnienia w płatnościach i rozliczeniach,
- błędy administracyjne,
- zakłócenia pomiędzy procesami operacyjnymi a finansowymi.
W logistyce, gdzie czas i transparentność mają kluczowe znaczenie, fakturowanie przestaje być wyłącznie zadaniem back-office. Bezpośrednio wpływa na efektywność całego łańcucha dostaw.
Jak Axell Group wyprzedza zmiany
W Axell Group na bieżąco monitorujemy zmiany regulacyjne i dbamy o to, aby nasze procesy finansowe i operacyjne rozwijały się zgodnie z nimi.
Poprzez integrację fakturowania, realizacji transportu oraz przepływów danych wspieramy:
- sprawne rozliczenia
- wiarygodne raportowanie
- nieprzerwane funkcjonowanie łańcuchów dostaw naszych klientów
Takie proaktywne podejście pozwala uniknąć zakłóceń w momentach, gdy zmiany regulacyjne spotykają się z codzienną rzeczywistością operacyjną.
Podsumowanie
Luty 2026 roku to moment, w którym obowiązkowe e-fakturowanie w Polsce zacznie być w pełni egzekwowane.
Firmy, które odpowiednio wcześnie przygotują się do tych zmian — zarówno pod względem technicznym, jak i operacyjnym — zyskają:
- większą efektywność,
- większą przejrzystość,
- lepszą kontrolę nad procesami finansowymi.
W Axell Group pozostajemy skoncentrowani na zapewnianiu zgodnych z przepisami, efektywnych i przyszłościowych operacji logistycznych – dziś i w kolejnych latach.
