Als je onze social media volgt, weet je waarschijnlijk dat we al een tijdje bezig zijn met het implementeren van het 5S-systeem bij Axell Group. Waarom zeggen we “implementeren” en niet “geïmplementeerd”? Het antwoord daarop vind je in de beschrijving van de afzonderlijke stappen die deze methode voor orde op de werkplek kenmerken.
Geïnteresseerd raken in en het invoeren van het 5S-systeem bij Axell Group was voor ons een logische stap. Volgens de managementtheorie helpt deze methode om processen zowel op kantoor als in de productie (waaronder logistiek) te organiseren. Omdat onze organisatie net zoveel kantoren heeft als magazijnen en docks, was het verstandig om een raamwerk in te voeren dat op beide gebieden werkt.
Om het helemaal duidelijk te maken en te laten zien wat we doen—beschrijven we hieronder elk van de vijf “S’en”, met de bijbehorende acties, procedures en doelen.
S – Sorteren (Japans: Seiri)
Ledereen die met HR, boekhouding of logistieke rapportages te maken heeft gehad, weet hoe belangrijk orde in documenten is. Daarom was het voor ons cruciaal om duidelijke, universele en strikte sorteerprocedures in te voeren.
Specifiek het organiseren van materialen, documenten, facturen en andere belangrijke overeenkomsten was essentieel voor zowel Axell Financial Services als Axell Logistics. Daarom wordt nu alle informatie die onze organisatie binnenkomt op de juiste manier gesorteerd, opgeslagen en naar de juiste afdelingen geleid.
S – Systematisch rangschikken (Japans: Seiton)
Het volgende onderdeel van het 5S-systeem bij Axell Group is systematisch werken. Dit betekent niet alleen de huidige situatie verbeteren, maar deze ook zorgvuldig behouden. Het belang van dit onderdeel ligt in het feit dat het heel makkelijk is om het oorspronkelijke doel uit het oog te verliezen als het niet regelmatig wordt gecontroleerd en bijgestuurd.
Daarom was vanaf dag één duidelijk dat audits onvermijdelijk zouden zijn bij de invoering van het 5S-systeem bij Axell Group. Hoewel regelmatige kwaliteits- en ordecontroles al jarenlang deel uitmaakten van onze organisatie, moeten onze medewerkers sinds kort aandacht besteden aan een breder scala aan aspecten die onderdeel zijn van 5S.
S – Schoonmaken (Japans: Seiso)
Je kunt geen organisatorische orde handhaven zonder een schone werkplek! Daarom zijn de locaties die meedoen sinds de invoering van het 5S-systeem bij Axell Group voorbeelden geworden als het gaat om netheid.
Bovendien is deze nadruk op schoonhouden zeer positief ontvangen door alle medewerkers. Ook al vraagt het dagelijks wat extra inzet, iedereen begrijpt en accepteert dat dit in het gemeenschappelijk belang is.
S – Standaardisatie (Japans: Seiketsu)
We willen dat elk van onze kantoren en magazijnen is afgestemd op de behoeften van onze klanten. Om dat te bereiken moesten we regels, richtlijnen en processen invoeren waarmee ze onderling gelijk kunnen zijn. Zo’n verregaande standaardisatie maakt het navigeren niet alleen makkelijker voor klanten, maar ook voor ons managementteam. Allerlei soorten dienstreizen en overplaatsingen zijn vandaag de dag veel eenvoudiger, omdat overal exact dezelfde processen gelden!
S – Zelfdiscipline (Japans: Shitsuke)
Zonder dit onderdeel zou het implementeren van het 5S-systeem bij Axell Group totaal geen zin hebben. Daarom blijven we onze medewerkers continu trainen en aanmoedigen om de juiste werkstandaarden aan te houden. Zo kunnen we er zeker van zijn dat de veranderingen die we vandaag doorvoeren, jarenlang standhouden. En daarmee—ervoor zorgen dat we de behoeften van onze klanten op het hoogste niveau kunnen blijven vervullen.
Natuurlijk heeft zelfdiscipline ook invloed op het werk in de afzonderlijke afdelingen. Zelfs nu zien we al dat de juiste motivatie, veranderingen in de werkomgeving en geleidelijke verbetering van organisatorische gewoontes de eerste resultaten opleveren!
Het 5S-systeem bij Axell Group!
Een nieuw systeem invoeren is altijd een lange reis. Daarom vieren we elk succes, zelfs de kleinste verandering die ons dichter bij ons doel brengt. We geloven er sterk in dat als we onze mensen ontwikkelen, we de hele organisatie ontwikkelen. En dat helpt ons op zijn beurt om nog beter in te spelen op de behoeften van onze klanten.
Vandaag kunnen we als praktijkmensen deze aanpak van harte aanbevelen aan iedereen die dit leest. Het implementeren van het 5S-systeem bij Axell Group was een van de beste beslissingen die we hebben genomen. Vooral omdat het al vanaf het begin tastbare voordelen heeft opgeleverd!