Polen gaat de laatste fase in van verplichte elektronische facturatie. Hoewel het Nationale e-facturatiesysteem (KSeF) officieel is ingevoerd op 1 januari 2025, moet de belangrijkste verandering nog komen.
Vanaf februari 2026 is elektronische facturatie niet langer optioneel. Het wordt de enige toegestane manier om facturen in Polen te versturen en te ontvangen.
Voor bedrijven die actief zijn in of met Polen, met name binnen logistiek en supply chains, betekent dit één ding: alles moet tegen die tijd volledig gereed zijn.
Wat verandert er vanaf februari 2026?
Vanaf februari 2026 geldt het volgende:
- Alle facturen moeten worden verzonden en ontvangen via KSeF
- Papieren facturen, pdf’s per e-mail en andere parallelle methoden zijn niet langer toegestaan
- Facturen moeten voldoen aan een vast, gestructureerd elektronisch format
- De officiële factuurdatum is het moment waarop de factuur in het systeem wordt geregistreerd
- Alle facturen worden centraal digitaal opgeslagen, wat zorgt voor meer transparantie en audit controle
- Handmatige oplossingen en hybride werkwijzen zijn niet langer toegestaan
Kortom: e-facturatie wordt onderdeel van de dagelijkse operatie, en niet slechts een compliance-onderwerp.
Waarom dit belangrijk is voor de logistieke sector
Voor logistieke dienstverleners, verladers en distributeurs is facturatie nauw verbonden met de operatie. Deze verandering heeft daarom directe, praktische gevolgen:
- Hoge factuur aantallen binnen transport, warehousing en value-added services
- Krappe marges, waarbij zelfs kleine vertragingen invloed hebben op de cashflow
- Complexe partnernetwerken, vaak met internationale klanten en leveranciers
Wanneer facturatieprocessen niet volledig zijn afgestemd op KSeF, lopen bedrijven risico op:
- vertraging in betaling- en afrekenningen
- administratieve fouten
- verstoringen tussen operationele en financiële processen
In de logistiek, waar timing en transparantie cruciaal zijn, is facturatie niet alleen een backoffice-activiteit meer. Het heeft directe invloed op de prestaties binnen de supply chain.
Hoe Axell Group zich voorbereidt op deze verandering
Bij Axell Group volgen wij ontwikkelingen in regelgeving, zoals KSeF, op de voet en zorgen wij ervoor dat onze financiële en operationele processen hierin meegroeien.
Door facturatie, transportuitvoering en datastromen goed op elkaar af te stemmen, ondersteunen wij:
- soepele en tijdige afrekeningen
- betrouwbare rapportages
- ononderbroken logistieke operaties voor onze klanten
Deze proactieve aanpak helpt frictie te voorkomen op het moment dat nieuwe regelgeving samenkomt met de dagelijkse praktijk.
Samenvatting
Februari 2026 is het moment waarop verplichte elektronische facturatie in Polen volledig van kracht wordt en strikt wordt gehandhaafd.
Bedrijven die zich tijdig voorbereiden, zowel technisch als operationeel, profiteren van:
- meer efficiëntie
- grotere transparantie
- betere controle over financiële processen
Bij Axell Group blijven wij ons richten op compliant, efficiënte en toekomstbestendige logistieke oplossingen, nu en in de jaren die volgen.
